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深圳市档案局举办“深圳市城建档案管理平台”应用培训
发布时间: 2017-11-28 信息来源: 市档案局  [内容纠错]

  为提高我市城建档案工作信息化水平,确保城建档案应收尽收和规范管理,更好地为城市建设和管理提供档案服务,深圳市档案局(市城建档案馆)于2016年启动“深圳市城建档案管理平台”研究,近期系统开发工作已完成,计划于今年12月正式上线。为使建设单位档案人员尽快掌握和熟练应用该平台,市档案局于11月25日举办了“深圳市城建档案管理平台”第一期应用培训班,参加人员共150余人。

  本期培训分为三个部分内容,分别是系统介绍、系统实操演示和现场沟通交流。在系统介绍环节,培训人员首先向学员介绍了“管理平台”的组成和各子系统的主要功能。“管理平台”分在线指导系统、移交系统和整理系统。在线指导系统具有项目信息管理、在线指导监督功能。市档案局向有关部门获取项目开工信息,建立监督对象项目库;在项目建设过程中,通过该系统将城建档案法律法规发送给建设单位,对建设单位、参建单位的城建档案工作进行指导,督促其在建设过程中同步形成、收集城建档案;建设单位可通过系统进行城建档案工作在线咨询。移交系统具有在线办理档案专项验收备案及在线申请城建档案移交的功能。建设单位可通过此系统提交申请、上传材料;市城建档案馆对申请材料进行在线审核,在线审核通过后,在线安排建设单位到城建档案馆现场移交档案,以减少建设单位到城建档案馆现场跑动的次数;档案专项验收备案实现了全流程网上办理。整理系统是深圳市档案局研发并免费提供给建设单位使用的城建档案管理工具,具有在线归档和档案整理功能,建设单位可以根据自身需要申请使用该系统。建设单位可利用该系统建立符合项目需要的档案管理体系及目录结构,为本单位和各参建单位设置归档范围和归档流向,督促所有参建方按照建设进度同步将工程文件信息著录到系统中,并按规范准备专项验收文件。档案专项验收、工程竣工验收后,可利用此系统对归档文件的完整性进行检查并自动将文件分类、组卷,生成案卷目录、卷内目录等。借助此系统,可以大大提高建设单位工程档案管理及时性和规范性,节约档案整理时间,促进城建档案及时规范归档并向城建档案馆移交。

  在实操演示环节,培训人员通过实例向学员演示了项目基本信息填写和修改、在线申请档案专项验收备案和城建档案移交、归档范围设置、文件信息著录、卷内目录自动形成与调整等操作方法及注意事项。最后,针对学员提出的问题进行了现场答疑,并对有意愿参与试用的单位进行了登记。

  本期培训结束后,市档案局将对此次专题培训做出工作小结,并将继续组织多期培训,具体事宜请留意深圳档案信息网上的培训通知。(文/张泉)

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